その提案内容、相手に伝わってますか?

提案書_A3 日記

前回、「最小のやる気でタスクをこなす方法」について書きましたが、それに少し関連して、提案書や企画書の製作過程で必ず私がやっていることをご紹介します。

提案内容に筋が通っているか

とても初歩的なことで、提案書や企画書に限った話でもないのですが、資料を作成するときに、

みなさんページネーション(資料の順番を一覧にしたもの)は作成しますか?

なんとなく頭にあるから大丈夫と思っていても、実際にページを増やしていくとあれ?なんか辻褄が合わないな…なんてことはないでしょうか。

口頭でなんとか曖昧に繋げてしまえばいいやと思っていたら、意外と上手く言葉出て来なくて、強引な展開になったり。

説得力を上げ、作業効率を上げるためにも、ページ構成は超重要です。

   

前提条件を共有する

私はイベント業界に属しているので、コロナの影響でなかなかリアルイベントが開催しづらい中、色々な提案を考えていかなければいけない立場にいます。

提案内容として、もちろんお客さんが必要としているものを提供することが大事ではありますが、新規のお客さん相手だと、1回目で温度感や背景にあるニーズまで聞き出すことは困難です。

まずはうちの会社が提案できる手持ちのコンテンツやこれまでの事例を紹介して、お客さんの反応(興味・関心)や直近で取り組むべき課題などを伺い、その内容を元に深堀していくような段階に入っていきます。

提案書としては、手持ちのコンテンツを使ったらこういったことができますよという内容であったり、こういうことをやってみたらどうですかというようなアイデアフラッシュ的な提案をこちらからすることもあります。

この時に大事なことは、「その提案内容自体は “そもそもどういった意図で提案しているのか” ということがきちんと相手に伝わっているか」です。

ここをきちんと説明しない、曖昧な状態で提案に入ってしまうと、唐突な感じがしたり、とにかくうちの手持ちのものを手あたり次第売り込みたいだけという印象になりかねません。

当たり前の話ですが、この「前提⇒本提案」という流れを重視した上で、資料を作っていきます。

   

俯瞰でチェックする

資料を作る時は、いきなり1ページずつ作ることはせず、最初にどんな流れで作るかざっと組み立てます。

それぞれのページにおおよそどういった内容を書くか箇条書きし、当て込むイメージもメモしておきます。

この時に、些細なことなのですが有効だなと思ったのが、

印刷用紙A3サイズにレイアウト設定で複数ページを指定して印刷すること」です。

こうすることで、1枚1枚ページをめくって見るより、全体の流れが把握しやすく、1枚で修正も入れやすくなります。

自分で大まかに作ったら、チーム内で共有して方向性を確認後、内容を肉付けしていきます。

最終的に自分で資料に入れた赤です⇩(固有名詞がだいぶ入っているのでボカシています)

提案書_ラフ赤入れ

左上から横にページが続いています。

ページ構成だけでなく、資料内の統一性、図や写真の入れ方、説明文の表記なども全部一度にチェックにできます。

人は左上から右に向かって視線を動かすので、それを意識してイメージ図や写真を配置し、そのあとに簡潔に説明分をいれます。

提案段階であれば、詳細を事細かに書くのではなく、概要をくみ取ってもらうためにわかりやすさを重視します。

文章でどんなに細かくかいても、じっくりは読んでもらえません。

その代わりイメージを掴みやすい資料にし、相手の注意を集中させ、大事な内容は明記しつつ、プラスして必要な説明は口頭で行います。

  

新卒が習うような内容を今更と思われたかもしれませんが…

わりと自分の思考の整理のためにも書き出すことが好きな私はいつもやっている作業で、脳内やPC画面上で把握できる方は必要ない作業になりますが、グルグル思考しながら作業する時には、こうした方が手戻りも少なく、方向性が決まれば一気に内容の肉付けに突っ走れるのでけっこう有用な方法だと思います。

プレゼンではないのですが、資料の見やすさなど参考にしました⇩


miko

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